Subsidie voor evenementen

• Een aanvrager 

1. Is een organisatie ( als bedoeld in artikel 1 een rechtspersoon die culturele activiteiten organiseert) of een organisatie of initiatief dat op grond van artikel 2 lid 3 verordening culturele activiteiten 2014 door het college is aangemerkt als organisatie in de zin van deze verordening.
2. dient in Enschede gevestigd te zijn of een duidelijke directe band met Enschede te hebben door in Enschede werkzaam of woonachtig te zijn.
3. komt alleen in aanmerking voor subsidie wanneer de aanvrager(s) niet de enige belanghebbenden zijn bij de activiteit waarvoor subsidie wordt gevraagd. 

• De aanvraag is voor 1 oktober voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt ingediend. Deze indieningstermijn is ‘hard’, daarna mogen geen gegevens meer worden ingediend. Dit heeft te maken met het uitgangspunt van het gelijkheidsbeginsel in die zin dat iedereen gelijke kansen moet hebben om de subsidie te ontvangen. Wanneer de één langer de tijd heeft om een goede aanvraag in te dienen dan de ander, is dat in strijd met het gelijkheidsbeginsel. 
• Aanvragers worden alleen in de gelegenheid gesteld onvolledige aanvragen aan te vullen of alsnog te voldoen aan de wettelijke vereisten voor het in behandeling nemen, wanneer hun subsidieaanvraag voor 20 september is ontvangen.  Aanvullingen dienen vóór 1 oktober voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt te worden gedaan.
• Een aanvraag is onvolledig als bijvoorbeeld een handtekening of een bijlage bij de aanvraag ontbreekt. Het risico van een aanvraag die inhoudelijk niet goed is, ligt bij de aanvrager. Subsidieaanvragen die na de definitieve datum onvolledig zijn en/of niet voldoen aan de gestelde eisen, worden uitgesloten van deelname.

Verplichte bijlagen

• Een projectplan (maximaal 6 pagina's lettertype Arial 10) van het evenement. In dit projectplan moet het volgende beschreven worden: 

1. Een duidelijke omschrijving van het evenement. Wat maakt het evenement uniek?
2. Een beschrijving van uw organisatie en van de organisaties en instellingen met wie u samenwerkt om dit evenement. uit te voeren. Geeft u daarbij aan op welke manier wordt samengewerkt. 
3. De locatie van het evenement.
4. De datum van het evenement.
5. De aanleiding en de achtergrond van het evenement. Wat is het doel en de doelgroep van het evenement?
6. In hoeverre draagt het evenement bij aan het imago van Enschede omschreven in de citymarketing visie?
7. Hoe ziet het promotieplan eruit? Welke promotiemiddelen zet de organisatie zelf in en welke middelen worden i.s.m. Enschede Promotie en/of een extern bureau ingezet? Wordt er gebruik gemaakt van andere partners? Wat is de boodschap? Hoe ziet de planning eruit? Wat is het verwachte bereik? (stad, regio, provincie, landelijk of internationaal?)
8. In hoeverre zorgt de organisatie dat het evenement voor iedereen toegankelijk is? Welke acties worden er uitgezet en op welke vlakken wordt hier rekening mee gehouden?
9. Hoe zorgt het evenement voor een sterke binding met Enschede wat betreft instellingen, vrijwilligers, verenigingen en ondernemers?
10. Hoe ziet het Duurzaamheidsplan eruit? Welke duurzaamheidsmaatregelen worden er getroffen? 
11. Wat zijn de ambities van het evenement?
12. Beschrijf op hoofdlijnen een 'Plan B' wanneer uw evenement geen doorgang kan vinden als gevolg van de geldende maatregelen binnen de Veiligheidsregio Twente m.b.t. COVID-19.

• Een realistische en gespecificeerde begroting in een duidelijke staat van baten en lasten (verwachting van inkomsten en uitgaven) van het evenement. In deze begroting moet het volgende opgenomen worden: 

1. De uitgaven uitgesplitst naar relevante kostenposten, bijvoorbeeld: programmering, productie & uitvoering, promotie, duurzaamheidsmaatregelen en eventuele overige kosten.
2. De opbrengsten uitgesplitst naar relevante posten, bijvoorbeeld subsidieverstrekkers, sponsoren, horecaopbrengsten, entreegelden en eventuele overige opbrengsten.
3. Sluitend op nul euro.
4. Indien er een eerdere editie heeft plaatsgevonden. Dan dient de begroting inzichtelijk te maken hoe er voor de komende editie gebudgetteerd wordt t.o.v. de laatste voorgaande editie.

In de toelichting worden de volgende vragen beantwoord:

• Noodzaak van de subsidie, met daarin de volgende informatie:
• Waarom wordt er subsidie aangevraagd?
• Waarvoor wordt de gevraagde subsidie gebruikt?
• Realisatie en verantwoording van de subsidie van editie 2019 of eerder (indien van toepassing)

Op het platform Negometrix vindt u het format projectplan en begroting waarin de voorwaardelijke criteria voor deze documenten is opgenomen. Uw projectplan en begroting dienen aan deze voorwaarden te voldoen.