Organiseert u volgend jaar een evenement dat waardevol is voor onze inwoners of voor de stad Enschede? Dan komt uw evenement misschien in aanmerking voor een subsidie door de gemeente. Hieronder leest u hoe u evenementensubsidie aanvraagt en wat de voorwaarden zijn.
Wat u doet
- Doe uw aanvraag vóór 1 oktober 2021, voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt.
- De regeling voor aanvragen 2021 wordt vanaf 1 september tot en met 30 september 2021 opengesteld.
- Uw aanvraag dient vóór 1 oktober 2021 ingediend te zijn op het platform Negometrix.
- Volg de instructies op Negometrix.
Wat moet u weten
- Op maandagavond 30 augustus 2021 organiseert de gemeente een online informatiebijeenkomst, deze vindt plaats van 19.30 uur tot 21.00 uur. U wordt op deze avond geïnformeerd over de subsidieaanvraag voor evenementen. Wilt u hierbij aanwezig zijn? Meldt u dan vóór 26 augustus 2021 aan bij Christian Rijnberg (c.rijnberg@enschede.nl). Wij kunnen u dan tijdig een online link naar de Zoom-meeting sturen.
- Wij bieden u de mogelijkheid om gebruik te maken van een eerste check op volledigheid. Indien u uw aanvraag vóór 20 september 2021, dus uiterlijk op 19 september 2021 doet, wordt deze eerst getoetst op volledigheid en heeft u indien nodig nog 10 dagen om deze aan te passen voor de definitieve sluitingsdatum.
- Een aanvraag is onvolledig als bijvoorbeeld een handtekening of een bijlage bij de aanvraag ontbreekt. Het risico van een aanvraag die inhoudelijk niet goed is, ligt bij de aanvrager. Subsidieaanvragen die na de definitieve datum onvolledig zijn en/of niet voldoen aan de gestelde eisen, worden uitgesloten voor deelname. Precieze data en tijden voor het beoordelingsproces kunt u vinden in de 'planning' van deze subsidieaanvraag op het platform Negometrix.
- Gemeente Enschede behoudt zich het recht voor om aanvullende vragen te stellen over de ingediende subsidieaanvraag en/of organisatie, voordat over wordt gegaan tot toekenning van de subsidie.
Hoe de gemeente de aanvraag afhandelt
Alle aanvragen worden gelijktijdig beoordeeld, onderling vergeleken en in een rangschikking geplaatst. Dat wil zeggen: alle aanvragen die aan de voorwaarden voldoen om in aanmerking te komen voor een subsidie. Aanvragen die na de definitieve sluitingsdatum onvolledig zijn en/of niet voldoen aan de gestelde eisen, worden afgewezen. Het College van Burgemeester en Wethouders rangschikken de aanvragen aan de hand van vier beoordelingscriteria en stellen de hoogte van de maximale subsidie per activiteit vast. Na dit Collegebesluit ontvangt u via Negometrix een voorlopige mededeling onder voorbehoud over uw subsidietoekenning. Een definitieve beschikking ontvangt u binnen 2 tot 4 weken na het Collegebesluit.
In het Gemeenteblad van Enschede lees je meer over de beleidsregels voor het beoordelen van aanvragen om subsidie voor evenementen in Enschede.
Beoordelingscriteria
Enschede op de kaart
- Het evenement draagt nu of op termijn bij aan het imago van de stad, technologie, innovatie, creativiteit (TIC)
- Het evenement zorgt voor bovenregionale bekendheid van Enschede
- Het PR- en promotieplan zijn van een goede kwaliteit
Maatschappelijke waarde
- Het evenement laat zien dat Enschede een inclusieve stad is
- Er wordt samengewerkt met lokale organisaties, vrijwilligers en ondernemers
- Het evenement is toegankelijk zowel qua locatie, faciliteiten, communicatie als financieel
Professionele bedrijfsvoering van de organisatie
- Het evenement is niet volledig afhankelijk van de gemeentelijke subsidie
- Het evenement is nieuw, of laat over de afgelopen subsidiejaren naar de toekomst toe een ontwikkeling zien
- Er is een sterke relatie tussen de begroting en het projectplan
Toekomstbestendig
- Het evenement is duurzaam van karakter
- Het evenement laat zien een meerwaarde te hebben omdat zij: of nieuw en een aanvulling op het bestaande programma is, of door ten opzichte van voorgaande edities vernieuwing laten zien
- Het evenement heeft ambities voor de toekomst
Voor alle beoordelingscriteria zijn 10 punten te behalen. De beoordelingscriteria die horen bij ‘Enschede op de kaart’ en ‘Maatschappelijke Waarde’ hebben een weging van 1,5 ten opzichte van de beoordelingscriteria die horen bij ‘Professionele bedrijfsvoering & organisatie’ en ‘Toekomstbestendigheid’ waarbij de weging 1 is. Dit verklaart het verschil in maximum percentage (%) dat per vraag toegekend kan worden.
Om te kunnen zien hoe de puntenverdeling per criterium eruit ziet is een beoordelingsschema opgesteld.
Dit schema kunt u inzien op het platform Negometrix.
Hoeveel subsidie beschikbaar is
In de gemeentebegroting wordt vermeld hoeveel geld er in totaal beschikbaar is voor het subsidiëren van evenementen. Voor evenementen is er op de begroting 2021 een bedrag van € 480.000,- gereserveerd. Bekijk hiervoor de laatste gemeentebegroting. De begroting voor 2022 wordt in het najaar door de Gemeenteraad vastgesteld.
- Een aanvrager
- Is een organisatie ( als bedoeld in artikel 1 een rechtspersoon die culturele activiteiten organiseert) of een organisatie of initiatief dat op grond van artikel 2 lid 3 verordening culturele activiteiten 2014 door het college is aangemerkt als organisatie in de zin van deze verordening.
- dient in Enschede gevestigd te zijn of een duidelijke directe band met Enschede te hebben door in Enschede werkzaam of woonachtig te zijn.
- komt alleen in aanmerking voor subsidie wanneer de aanvrager(s) niet de enige belanghebbenden zijn bij de activiteit waarvoor subsidie wordt gevraagd.
- De aanvraag is voor 1 oktober voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt ingediend. Deze indieningstermijn is ‘hard’, daarna mogen geen gegevens meer worden ingediend. Dit heeft te maken met het uitgangspunt van het gelijkheidsbeginsel in die zin dat iedereen gelijke kansen moet hebben om de subsidie te ontvangen. Wanneer de één langer de tijd heeft om een goede aanvraag in te dienen dan de ander, is dat in strijd met het gelijkheidsbeginsel.
- Aanvragers worden alleen in de gelegenheid gesteld onvolledige aanvragen aan te vullen of alsnog te voldoen aan de wettelijke vereisten voor het in behandeling nemen, wanneer hun subsidieaanvraag voor 20 september is ontvangen. Aanvullingen dienen vóór 1 oktober voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt te worden gedaan.
- Een aanvraag is onvolledig als bijvoorbeeld een handtekening of een bijlage bij de aanvraag ontbreekt. Het risico van een aanvraag die inhoudelijk niet goed is, ligt bij de aanvrager. Subsidieaanvragen die na de definitieve datum onvolledig zijn en/of niet voldoen aan de gestelde eisen, worden uitgesloten van deelname.
Verplichte bijlagen
- Een projectplan (maximaal 6 pagina's lettertype Arial 10) van het evenement. In dit projectplan moet het volgende beschreven worden:
- Een duidelijke omschrijving van het evenement. Wat maakt het evenement uniek?
- Een beschrijving van uw organisatie en van de organisaties en instellingen met wie u samenwerkt om dit evenement. uit te voeren. Geeft u daarbij aan op welke manier wordt samengewerkt.
- De locatie van het evenement.
- De datum van het evenement.
- De aanleiding en de achtergrond van het evenement. Wat is het doel en de doelgroep van het evenement?
- In hoeverre draagt het evenement bij aan het imago van Enschede omschreven in de citymarketing visie?
- Hoe ziet het promotieplan eruit? Welke promotiemiddelen zet de organisatie zelf in en welke middelen worden i.s.m. Enschede Promotie en/of een extern bureau ingezet? Wordt er gebruik gemaakt van andere partners? Wat is de boodschap? Hoe ziet de planning eruit? Wat is het verwachte bereik? (stad, regio, provincie, landelijk of internationaal?)
- In hoeverre zorgt de organisatie dat het evenement voor iedereen toegankelijk is? Welke acties worden er uitgezet en op welke vlakken wordt hier rekening mee gehouden?
- Hoe zorgt het evenement voor een sterke binding met Enschede wat betreft instellingen, vrijwilligers, verenigingen en ondernemers?
- Hoe ziet het Duurzaamheidsplan eruit? Welke duurzaamheidsmaatregelen worden er getroffen?
- Wat zijn de ambities van het evenement?
- Beschrijf op hoofdlijnen een 'Plan B' wanneer uw evenement geen doorgang kan vinden als gevolg van de geldende maatregelen binnen de Veiligheidsregio Twente m.b.t. COVID-19.
- Een realistische en gespecificeerde begroting in een duidelijke staat van baten en lasten (verwachting van inkomsten en uitgaven) van het evenement. In deze begroting moet het volgende opgenomen worden:
- De uitgaven uitgesplitst naar relevante kostenposten, bijvoorbeeld: programmering, productie & uitvoering, promotie, duurzaamheidsmaatregelen en eventuele overige kosten.
- De opbrengsten uitgesplitst naar relevante posten, bijvoorbeeld subsidieverstrekkers, sponsoren, horecaopbrengsten, entreegelden en eventuele overige opbrengsten.
- Sluitend op nul euro.
- Indien er een eerdere editie heeft plaatsgevonden. Dan dient de begroting inzichtelijk te maken hoe er voor de komende editie gebudgetteerd wordt t.o.v. de laatste voorgaande editie.
In de toelichting worden de volgende vragen beantwoord:
- Noodzaak van de subsidie, met daarin de volgende informatie:
- Waarom wordt er subsidie aangevraagd?
- Waarvoor wordt de gevraagde subsidie gebruikt?
- Realisatie en verantwoording van de subsidie van editie 2019 of eerder (indien van toepassing)
Op het platform Negometrix vindt u het format projectplan en begroting waarin de voorwaardelijke criteria voor deze documenten is opgenomen. Uw projectplan en begroting dienen aan deze voorwaarden te voldoen.
Waarom subsidie voor evenementen?
De gemeente Enschede ondersteunt grote en kleinere evenementen met subsidie. Dat doen we omdat evenementen zorgen voor sfeer, een unieke belevenis en contact tussen mensen. Evenementen maken het fijn om in Enschede te wonen en zetten onze stad op de kaart als het aantrekkelijke grootstedelijke hart van Oost-Nederland.
Lees meer in het Evenementenbeleid.
Evenementenvergunning (of melding)
Voor een evenement heeft u altijd een evenementenvergunning (of melding) nodig. Bijvoorbeeld bij een herdenkingsplechtigheid, braderie, dance-event, beurs, verkoopevenement in evenementenhal, marathon, optocht en kleine evenementen zoals een buurtfeest of een straatfeest. Ga hiervoor naar de pagina evenementenvergunning.
Enschede Promotie
Voor advies en/of promotionele ondersteuning voor uw evenement, of als u wil sparren over hoe uw evenement kan bijdragen aan het op de kaart zetten van Enschede als stad van Technologie, Innovatie en Creativiteit (TIC), kunt u contact opnemen met Enschede Promotie via: info@enschedepromotie.nl.
Voor vragen over subsidiemogelijkheden of over het evenementenbeleid van de gemeente Enschede:
Anke Endeman, adviseur Evenementen
Telefoonnummer: 06 39182956
E-mail: a.endeman@enschede.nl